Issue Use Cases

Published On: 7. Januar 2020|Categories: Tech|
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… for asking questions

In addition to tracking decisions in the making issues are being used for those who would like to ask Inner­Source related questions. Asking them in the issue tracker instead of in 1‑on‑1 settings has three advan­tages:

(German version below)

  • There’s more than one knowled­geable individual that can answer the question.
  • Others who may have the same question later on (or even now, in case they are afraid to ask the question) see that there are others who openly learn something new. Plus they see the answer to the question without having to ask themselves.
  • Also should the question come up frequently having the answer at a place that can be reached by a URL makes sharing the answer easier.

… for tracking tasks

In addition to that issues are a great place to make work visible to others — poten­tially providing an option for them to become active as well and help out.

Summary

So to summarize, in the gh#innersource project we are using issues for a couple of purposes:

  • Discussing options to solve a certain problem at hand, coming up with solutions to that problem and driving alignment towards a common solution.
  • Organizing our monthly internal meetup, including the publi­cation of date and location, agenda building and publi­shing a protocol after the meetup.
  • Allowing others to ask questions publicly and trans­par­ently.
  • To track our own tasks and work.

With that in Inner­Source project the issue tracker turns from a mere digital white board with sticky notes attached to it into one central place for commu­ni­cation and coordi­nation.

Pull principle

There’s one deviation from how issue trackers are used in some companies: instead of assigning issues to people, we tend to leave it to the person solving them to self sign. Experience has shown that in our case self assignment is more rewarding and more fun — likely for similar reasons as with the pull principle known from agile software develo­pment. Using the pull principle generally leads to higher commitment and respon­si­bility.

Typically though assignment isn’t even needed: People involved will drive these issues forward, even if sometimes it takes a bit of time. Also typically there are so many people involved in a resolution that assignment wouldn’t make a lot of sense anymore to signal who is the one human who resolved the issue: Typically it’s a long list of everyone involved. It does make sense to use it in cases where contri­butors provided signi­ficant steps towards resolution as a way to publicly praise their work.

The infor­mation in this blog post are currently under review as an upstream Inner­Source pattern.

Deutsche Version

… für Fragen und das Tracking von Aufgaben.

… zum Fragen

Im letzten Blog Post sind wir darauf einge­gangen, wie Issue Tracker im Inner Source Kontext zum Brain­storming einge­setzt werden können. In diesem Post konzen­trieren wir uns auf die Aspekte “Fragen stellen” und “Tracking von Aufgaben”.

Wir nutzen den Issue Tracker nicht nur um Entschei­dungen nachvoll­ziehbar zu halten, sondern nutzen Issues auch als eine Möglichkeit für Nutzer (in unserem Fall der Methode Inner­Source) Fragen zu stellen. Stellt man seine Fragen auf diese Weise öffentlich anstatt im persön­lichen 1‑zu‑1 Setting hat drei Vorteile:

  • Es gibt mehr als einen einzelnen Kollegen, der die Frage beant­worten kann.
  • Andere Kolle­ginnen, die später (oder gar jetzt) die gleiche Frage haben, können anderen beim Lernen über die Schulter schauen und mitlernen — dabei idealer­weise ihr eigenes Verständnis verbessern.
  • Letztlich hilft es bei Fragen, die häufig vorkommen, die Antwort über eine URL erreichbar zu machen um die Antwort später einfacher teilen zu können.

… zum Tracken von Aufgaben

Issues sind auch weiterhin ein gutes Mittel, um aktuelle Aufgaben sichtbar zu machen und anderen zu signa­li­sieren welche Aufgaben sich aktuell in Bearbeitung befinden — und welche noch warten. Auf diese Weise kann man auch sehr einfach signa­li­sieren bei welchen Themen noch helfende Hände gebraucht werden.

Summary

Zusam­men­ge­fasst nutzt das gh#innersource Projekt Issues für unter­schied­liche Zwecke:

  • Für die Diskussion von Lösungen für konkrete Probleme.
  • Um unser monat­liche internes Treffen zu koordi­nieren — inklusive der Publi­kation von Datum und Raum, den Aufbau der Agenda und die Publi­kation eines Proto­kolls im Anschluss.
  • Um Außen­ste­henden, die zum Thema Fragen haben, eine Möglichkeit zu geben, Antworten auf diese Fragen zu bekommen.
  • Um Aufgaben zu tracken und offene Aufgaben für andere sichtbar zu machen.

Damit wandelt sich bei Inner­Source Projekten der Issue Tracker von einer reinen digitalen Form eines White­boards mit Klebe­zetteln zu einem zentralen Ort für Kommu­ni­kation und Koordi­nation.

Pull Prinzip

Es gibt einen Unter­schied in der Art wie wir Issue Tracker einsetzen zu einzelnen anderen Unter­nehmen und Teams: Anstatt Personen Issues zuzuweisen, tendieren wir dazu, es den Kollegen zu überlassen, sich die Issues selbst zuzuordnen. Erfah­rungs­gemäß hat dies dazu geführt, dass sich Aufgaben dankbarer, spannender und erfül­lender angefühlt haben — mit Sicherheit aufgrund ähnlicher Gründe, die bei der Agilen Software­ent­wicklung zur Verwendung des pull principle geführt haben. Auch dieses führt üblicher­weise zu höherem Einsatz und Verant­wor­tungs­gefühl.

Typischer­weise ist eine Zuweisung von Issues unnötig: Die invol­vierten Personen sorgen dafür, dass Issues umgesetzt werden, auch dann, wenn sie sich als umfang­reicher heraus­stellen als ursprünglich geplant. Hinzu kommt, dass nicht selten soviele Personen an einer Lösung mitge­wirkt haben, dass nicht länger ein einzelner identi­fi­ziert werden kann.

In einem Fall ist eine Zuweisung von Issues aller­dings sehr sinnvoll: Man kann diese gut nutzen, um zu signa­li­sieren welche (Projekt-externen) Contri­bu­toren signi­fi­kante Schritte zur Lösung beigetragen haben um deren Arbeit öffentlich zu loben.

Die Infor­ma­tionen aus diesem Blog Post befinden sich aktuell unter Review als Inner­Source Pattern.