Datenschutzhinweise Live Marketing Formate und Schulungen/ Webinare 2024

Stand: März 2024

Mit diesen Datenschutzhinweisen unterrichten wir dich darüber, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn du dich für die Europace Konferenz, eines unserer Live Marketing Events oder eine Schulung (nachfolgend auch zusammenfassend „Veranstaltung“) anmeldest und diese besuchst und darüber, wie wir die Daten im Nachgang der Veranstaltung verwenden.

Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zur Datenschutzerklärung, in der die allgemeine Datenverarbeitung in Bezug auf unsere Website beschrieben wird.

1. Ansprechpartner

Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten der Veranstaltungsteilnehmer (nachfolgend „du“) im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Dokumentation der Veranstaltungen sind die Europace AG, Heidestrasse 8, 10557 Berlin, Deutschland und die Hypoport Mortgage Market Ltd. Heidestrasse 8, 10557 Berlin, Deutschland (nachfolgend: „wir“). Für Rückfragen zur Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung einschließlich der diesbezüglichen Datenverarbeitung kannst du dich jederzeit an wenden. 

Bei Fragen und Anregungen zum Thema Datenschutz im Rahmen unserer Veranstaltungen stehen wir dir gern zur Verfügung. Du kannst deine Datenschutzanliegen gern per E-Mail an unser Datenschutzteam unter richten. Darüber hinaus hast du stets auch die Möglichkeit, den Datenschutzbeauftragten von Europace / Hypoport Mortgage Market postalisch über die oben genannten Adressen (Stichwort: „Datenschutzbeauftragter“) zu kontaktieren. Unsere vollständigen Kontaktdaten findest du auch hier

2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit einer Veranstaltung

  1. Anmeldung. Für die Anmeldung zu einer Veranstaltung erheben wir verschiedene personenbezogene Angaben. Üblicherweise handelt es sich dabei um Titel, Anrede, Name, Vorname, ggf. Position und Unternehmen sowie Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Diese Daten werden nachfolgend zusammenfassend „Teilnehmerdaten“ genannt. Wir erheben die Teilnehmerdaten im Rahmen der Anmeldung. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir verwenden deine Teilnehmerdaten, um die Veranstaltung zu planen und zu organisieren (z.B. im Hinblick auf die erwartete Teilnehmerzahl), im Zuge der Einladung und Vorbereitung ggf. mit dir in Bezug auf deine Teilnahme Kontakt aufzunehmen und die Anmeldung durchzuführen (z.B. um Namensschilder und Teilnehmerlisten vorzubereiten und ggf. begrenzte Plätze zuzuteilen). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.Ggf. hast du auch die Möglichkeit zusätzliche Informationen im Rahmen der Anmeldung anzugeben (z.B. Angaben zu Interessen und Wünschen, mit denen du uns weitere Details zu einem geplanten Veranstaltungsbesuch mitteilst). Diese Daten werden nachfolgend zusammenfassend „freiwillige Angaben“ genannt. Wir möchten deine Bedürfnisse hinsichtlich deiner persönlichen Teilnahme an der Veranstaltung so gut wie möglich erfüllen und die jeweilige Veranstaltung optimal auf die Interessen der Teilnehmer anpassen. Dafür nutzen wir neben den freiwilligen Angaben ggf. auch vorhandene Daten aus unserer Partnerbeziehung mit dir. Diese Daten werden nachfolgend zusammenfassend „Bestandsdaten“ genannt. Wenn wir anhand deiner Teilnehmerdaten feststellen, dass in unserer Kunden- und Partnerdatenbank weitere Informationen vorhanden sind, nutzen wir auch diese Bestandsdaten im Zusammenhang mit den Teilnehmerdaten, um die Informationen zur Veranstaltung und ggf. die Veranstaltung selbst optimal auf deine Bedürfnisse und Interessen abzustimmen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem gemeinsamen Interesse an einer möglichst auf die Teilnehmerinteressen bezogenen Veranstaltung.Für die Bereitstellung der Anmeldeformulare benutzen wir die Dienste des Unternehmens Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir haben mit Google Ireland Limited einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Für den Fall, dass personenbezogene Daten von Google Ireland Limited in die USA oder andere Drittländer übertragen werden, haben Google Ireland Limited und Google LLC Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen.

    Wir speichern die Teilnehmerdaten und ggf. die freiwilligen Angaben in Verbindung mit deinen Bestandsdaten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, um z.B. nachvollziehen zu können, dass du eine Konferenz oder eine Schulung zu bestimmten Themen besucht hast.

  2. Teilnehmerliste. Im Zuge der Anmeldung hast du die Möglichkeit eine Einwilligung abzugeben, damit wir deine Daten auf einer Teilnehmerliste an die anderen Teilnehmenden veröffentlichen dürfen. Die Einwilligung ist freiwillig. Du kannst dies auch aktiv abwählen. Auf der Teilnehmerliste werden Vorname, Nachname sowie Organisation mit den anderen Teilnehmenden geteilt . Weitere personenbezogene Daten werden nicht kommuniziert.
  3. Teilnahme an einer Veranstaltung. Im Rahmen der Durchführung einer Veranstaltung nutzen wir deine Teilnehmerdaten ggf. aus organisatorischen Gründen (ggf. um deine Anwesenheit festzustellen). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  4. Foto- und Videoaufnahmen bei Live Marketing Veranstaltungen. Im Rahmen von Live Marketing Veranstaltungen können Foto- und Videoaufnahmen angefertigt werden. Wir möchten damit die Veranstaltung für interne Zwecke oder zum Zweck der Außendarstellung dokumentieren. Nach Möglichkeit werden bei Präsenzveranstaltungen in den hinteren Reihen des Veranstaltungsraumes Plätze ausgewiesen, die von den Aufnahmen ausgenommen werden. Du hast außerdem jederzeit die Möglichkeit den Fotografen bzw. Kameramann anzusprechen und zu erklären, dass du keine Aufnahmen deiner Person wünschst. Du kannst uns auch im Nachgang der Veranstaltung unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen und mitteilen, dass du der Speicherung der Aufnahmen von deiner Person widersprechen möchtest. Rechtsgrundlage für die mit der Anfertigung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und unserer Außendarstellung.

    Wir möchten die angefertigten Aufnahmen gern im Rahmen unserer Außendarstellung auf unserer Website und in unseren Social Media Profilen (Facebook Fanpage, Twitter, LinkedIn, Xing, YouTube, Instagram) im Zusammenhang mit der Dokumentation der Veranstaltung verwenden. Hierfür möchten wir einzelne Aufnahmen zunächst bearbeiten (z.B. durch Wahl des Bildzuschnittes) und die bearbeiteten Aufnahmen auf die Websites hochladen. Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Die Unterseiten dieser Websites einschließlich etwaiger Foto- und Videoaufnahmen können über Suchmaschinen aufgefunden werden. Die Anbieter der Social Media Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, überdies ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind auch in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter der Social Media Plattformen enthalten, die in unserer Datenschutzerklärung für die Website verlinkt sind. Sobald die Inhalte in den Plattformen eingestellt sind, können Dritte (z.B. fremde Nutzer der Plattformen) die Inhalte zur Kenntnis nehmen, teilen oder ggf. herunterladen. Es werden grundsätzlich vor allem Aufnahmen der Bühne, des Podiums oder der Speaker und etwaiger Präsentationen veröffentlicht. Einzelaufnahmen können im Zusammenhang eines Tageszusammenschnittes erfasst werden. Es erfolgt keine Nennung der Namen von auf den Aufnahmen abgebildeten Teilnehmern.Du kannst uns unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen und mitteilen, dass du der Verwendung der Aufnahmen, auf denen du identifiziert werden kannst, widersprechen möchtest. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem berechtigten Interesse an der Dokumentation und Bewerbung unserer Veranstaltung sowie unserer Außendarstellung. Üblicherweise erfolgt eine Veröffentlichung der Aufnahmen im Zeitraum von bis zu 48 Monaten nach der Veranstaltung.

    5. Foto- und Videoaufnahmen bei Schulungen und Webinaren. Im Rahmen unserer frei buchbaren Schulungen/ Webinare werden keine Foto- und Videoaufnahmen angefertigt. Sollten wir von dieser Regel abweichen, werden wir vor Beginn der Schulung alle Teilnehmenden darauf hinweisen. Es erfolgt nur ein Mitschnitt des präsentierten Schulungsinhaltes. Personenbezogene Daten der Teilnehmenden werden dabei nicht erfasst (z.B. das Chatfenster). Mitschnitte werden vor Beginn der Q&A Session gestoppt. Die Erstellung eigener Mitschnitte ist nicht gestattet. Wenn du eine Kopie eines Mitschnitts benötigst, melde dich gern.

    6. Informationen zu Live Marketing Veranstaltungen und den Europace-Themen. Wir verwenden deine Teilnehmerdaten im Zusammenhang mit deinen Bestandsdaten auch, um dir alle relevanten Informationen zu Live Marketing Formaten per E-Mail zukommen zu lassen. Du erhältst

  • vor und während einer Veranstaltung Hinweise zum Ablauf, Programmänderungen oder Tipps zur Tagungsapp und Location und 
  • nach der Veranstaltung ggf. auch Unterlagen und Präsentationen unserer Referenten und wir informieren dich über die weitere Entwicklung der auf der Veranstaltung angekündigten Features und neue Beiträge zu den Live Marketing- und Europace-Themen auf unserem Blog, über die wir z.B. auf der EPK gesprochen haben. 
  • Außerdem informieren wir dich über die nächsten Termine zur nächsten Veranstaltung.Für den Versand und die Verwaltung der E-Mails nutzen wir die Dienste des Anbieters Mailjet SAS, 13-13 bis, rue de l’Aubrac – 75012 Paris, Frankreich („Mailjet“). Wir haben mit Mailjet einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Mailjet hostet unsere Daten in Deutschland und Belgien und ist an die europäischen Datenschutzvorgaben gebunden.

    Du kannst unsere Informationen per E-Mail jederzeit wieder abbestellen. Hierzu findest du im Footer der E-Mails immer einen Abmeldelink. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Bewerbung unserer zukünftigen Veranstaltungen und Information unserer Partner. Wir speichern den Umstand, dass du im Live Marketing- und Europace-Themen-Verteiler bist für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung.

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der von uns im Rahmen der Anmeldung oder Durchführung einer Veranstaltung erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

  • du deine ausdrückliche Einwilligung dazu gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt hast,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht,
  • wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit dir oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf deine Anfrage hin erfolgen,

soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen (insbesondere im Hinblick auf die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen auf den Social Media Plattformen) ausgeführt ist.

Ein Teil der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in diesen Datenschutzhinweisen erwähnten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, die die Anmeldemaske und Datenbanken speichern, IT-Dienstleister, die unsere Systeme warten, sowie Beratungsunternehmen gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert.

Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.

4. Deine Rechte

Dir steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden dir im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über deine Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.

Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, hast du das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen.

Du kannst außerdem die Löschung deiner Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind.

Du kannst die Verarbeitung deiner Daten außerdem einschränken lassen, z. B. wenn du der Auffassung bist, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind. Dir steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir dir auf Wunsch eine digitale Kopie der von dir bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.

Um deine hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, kannst du dich jederzeit an die oben in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern du Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchtest.

Du hast schließlich das Recht dich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Du kannst dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Berlin ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Widerrufs- und Widerspruchsrecht. Du hast gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir deine Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, hast du gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben und die deiner Meinung nach für ein Überwiegen deiner schutzwürdigen Interessen sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung hast du ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. Im Hinblick auf die Anfertigung der Foto- und Videoaufnahmen kannst du auch jederzeit den Fotografen oder Kameramann ansprechen und ihm mitteilen, dass du keine Aufnahmen deiner Person wünschst.

Möchtest du von deinem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.