Hinweisgebersystem bei der Europace AG

Datum: Januar 2023

Gesetze, Regeln und interne Vorgaben einzuhalten ist auch bei Europace wichtig. Denn die Einhaltung Regeln und Normen hilft uns an vielen Stellen, Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abzuwenden. Fehler und Fehlverhalten müssen daher frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und abgestellt werden. Über die Umsetzung der Whistleblower Richtlinie informieren wir euch auf dieser Seite.

Dafür bedarf es eure Aufmerksamkeit und Bereitschaft, bei konkreten Anhaltspunkten auf mögliche schwere Regelverstöße hinzuweisen. Auch auf entsprechende Hinweise von Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten legen wir Wert. Hinweise an das Hinweisgebersystem können jederzeit und in jeder Sprache abgegeben werden.

Im Rahmen der Corporate Governance bieten wir daher einen (ggf. anonymen) Weg an, um uns auf (potenzielle) Rechts- oder sonstige Verstöße z.B. gegen unsere Compliance aufmerksam zu machen. Ebenso nehmen wir über diesen Kanal Meldungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken bzw. Verstößen entgegen.

Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene. Eine Ermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen schweren Regelverstoß eingeleitet. Die Ermittlungen erfolgen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit, sofern rechtlich möglich.

Generell hoffen wir natürlich, dass die meisten Probleme sich bilateral, im Team, mit eurem People Lead oder Lead Link klären lassen. Sollte keiner der internen Kanäle für den Hinweisgeber als Anlaufstelle in Frage kommen, steht jedem Hinweisgeber das Recht zu, sich an eine externe Stelle zu wenden.

Meldekanäle und Verantwortliche

Die von der Europace AG ernannten Ombudsleute,

Heike Schmidt und Christian Driesen

nehmen Hinweise auf auch potenzielle schwere Rechts- und Regelverstöße bei der Bekämpfung von Korruption und anderen wirtschaftskriminellen Handlungen entgegen und prüfen, ob diese plausibel und stichhaltig sind. Sie stehen als Ansprechpartner allen Personen zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf den Verdacht einer solchen Straftat oder ähnlichen schwerer Unregelmäßigkeiten mit Bezug zur Europace AG geben wollen.

Bei Bedarf und Kenntnis der Identität des Hinweisgebers halten sie Rücksprache mit diesem. Schließlich leiten sie sämtliche Informationen, in dem mit dem Hinweisgeber besprochenen Umfang, an eine geeignete Stelle im Unternehmen/Konzern weiter, an der über weitere Folgemaßnahmen entschieden werden kann. Dies können sein: Vorstand, Legal, Compliance & Risikomanagement, u.ä. Stellen. Alle Hinweise werden streng vertraulich behandelt, sofern rechtlich möglich. Die bestellten Ombudsleute stellen sicher, dass der Hinweisgeber spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung über die ergriffenen Folgemaßnahmen erhält.

Kontaktaufnahme

Mit den Ombudsleuten können Hinweisgeber per Telefon, E-Mail, Brief oder persönlicher Nachricht über die aktuellen Chatsysteme in Kontakt treten. Sie stehen auch für ein persönliches vertrauliches Gespräch zur Verfügung.

Per Brief:

Compliance / Ombudsleute
– streng vertraulich –
Europace AG
Heidestraße 8
10557 Berlin

Per Email:

Zu diesem Kanal haben nur die benannten Ombudsleute Zugang und ggf. Systemadministratoren im 4-Augenprinzip mit Freigabe durch einen der Ombudsleute bei technischen Fehlern.

Per Telefon:

Heike Schmidt: 0151 5804 7804

Anonyme Hinweisstrecke

Unter hintbox kannst du anonym Hinweise für uns abgeben. Zugang zu diesen Meldungen haben nur die beiden Ombudsleute.
Jeder Meldung wird eine eindeutige Fallnummer zugewiesen und du erhältst einen Verifizierungscode, der den Eingang deiner Meldung bestätigt. Du erhältst die Bestätigung innerhalb von sieben Tagen ab Empfangsbestätigung deiner Meldung. Du kannst den Verifizierungscode verwenden, um zusätzliche Informationen nachzureichen oder eine Rückmeldung zum Fall zu erhalten.

Die Ombudsleute geben dir innerhalb von 90 Tagen eine Rückmeldung darüber, wie der Fall bearbeitet wurde. Du findest diese Rückmeldung auch durch Anmelden mit deinem Verifizierungscode.

Das Bundesamt für Justiz hat eine externe Meldestelle eingerichtet. Unsere Datenschutzhinweise findest du hier.