Datenschutzhinweise
für die Nutzung von zahlungspflichtigen Diensten der Europace AG
Datum: Februar 2025
Präambel
Die Europace AG, Heidestr. 8, 10557 Berlin (nachfolgend „Europace“ genannt) betreibt ein Modul zur Erbringung diverser Leistungen sowie Ermittlung und Aufbereitung diverser Daten oder Bestellungen (im Folgenden „EP Dienste“ genannt), die dem Anbieter oder Vermittler von Finanzdienstleistungen (im Folgenden „Partner“ genannt) eine Unterstützung seines Finanzierungsvorhabens bieten soll, z.B. die Ermittlung und Aufbereitung einer Marktwertindikation einer Immobilie auf Basis von Daten unterschiedlicher Anbieter oder die Bestellung von immobilienbezogenen Unterlagen, z.B. Grundbuchauszüge. Die nachfolgenden Hinweise beziehen sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bestellung und Nutzung der EP Dienste. Im Zusammenhang mit der Nutzung des Europace-Marktplatzes gelten gesonderte Datenschutzhinweise, die jederzeit hier einsehbar sind.
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Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung ist Europace. Die vollständigen Kontaktdaten ergeben sich jederzeit über das Impressum (z.B. hier oder in den Europace E‑Mails).
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Datenschutzbeauftragter
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Datenverarbeitung im Zusammenhang mit den EP Diensten
Im Rahmen der Bestellung und Nutzung der optionalen EP Dienste verarbeitet Europace personenbezogene Daten des Nutzers des Europace-Marktplatzes.
a) Bestellungen und Abrechnung. Die EP Dienste werden Nutzern des Europace-Marktplatzes angeboten. Im Zusammenhang mit der Erbringung der EP Dienste werden zur Bearbeitung, Bereitstellung und der Abrechnung Angaben über den auslösenden Nutzer (Name, Partner-ID, ggf. Vertriebsorganisation und Kostenstelle), der Zeitpunkt der Bestellung, Angaben zum bestellten EP Dienst sowie Angaben zu den betreffenden Vorgängen oder Objekten, zu denen die EP Dienste bestellt werden, verarbeitet. Je nachdem, ob eine Vertriebsorganisation die Kosten für die Bestellung übernimmt oder der Nutzer Selbstzahler ist, werden die Rechnungsinformation der Vertriebsorganisation oder des Nutzers zu Abrechnungszwecken im Zusammenhang mit den bestellten EP Diensten verarbeitet. Die Angaben zum Nutzer, der Vertriebsorganisation und ggf. den bereits erfassten Rechnungsinformationen werden aus dem Nutzeraccount des Europace-Marktplatzes zur Verfügung gestellt. Der Zeitpunkt der Bestellung wird auch verwendet, um die Dauer des kostenfreien erneuten Abrufs bestimmen zu können. Zur Vereinfachung und Standardisierung des Bezahlprozesses kann Europace den payment service provider Adyen n.V. (Simon Carmiggeltstraat 6–50, 1011 DJ Amsterdam, Niederlande) einsetzen. Adyen erhält hierbei von Europace ausschließlich den Rechnungsbetrag und die Rechnungsnummer, um einen eindeutigen Bezahlvorgang vorzubereiten, aber keine weiteren personenbezogenen Daten; die Zahlung kann anschließend über das Angebot von adyen z.B. mittels Kreditkartenzahlung abgeschlossen werden. Weitere Informationen hierzu finden sich in der Datenschutzerklärung von Adyen. Die im Zusammenhang mit der Bestellung und Abrechnung der EP Dienste verarbeiteten Daten werden aus handels- und abgabenrechtlichen Gründen (§ 257 HGB sowie § 147 AO) für zehn Jahre aufbewahrt. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
b) Partnermanagement. Wir erfassen die Information zum bestellten EP Dienst in unserem CRM im Zusammenhang mit den Informationen des jeweiligen Partners und nutzen diese Daten, um bei Nachfragen zu den genutzten EP Diensten, Abrechnungen oder sonstigen Fragen, die sich auf die Nutzung der EP Dienste beziehen, Anfragen sachgerecht bearbeiten zu können, bei einer Kontaktaufnahme unsererseits den passenden Ansprechpartner erreichen zu können und um unsere Geschäftsbeziehung zu pflegen. Die Informationen werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
c) Mitteilungen. Wir verwenden die Angaben und Kontaktdaten der Nutzer und Besteller der EP Dienste sowie Angaben zu den bestellten EP Diensten, um die Nutzer und Besteller über relevante Informationen zu den EP Diensten und die Leistungen des Europace Marktplatzes, sowie zukünftige Erweiterungen, neue EP Dienste und diesbezügliche Veranstaltungen und Termine sowie aktuelle Informationen zu informieren. Diese Informationen versenden wir postalisch oder (üblicherweise) per E‑Mail. Für die Kontaktaufnahme verwenden wir die im Europace-Marktplatz hinterlegten Kontaktdaten. Diese werbliche Nutzung der personenbezogenen Daten kann jederzeit durch Mitteilung an die unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten (z.B. per E‑Mail oder Brief) widersprochen werden. Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
d) Umfragen. Von Zeit zu Zeit führen wir Umfragen zur Nutzung unserer EP Dienste durch. Wir möchten die Nutzer und Besteller der EP Dienste zu Ihrer Meinung zu den EP Diensten befragen und verarbeiten Partner-IDs und Angaben zu den bestellten EP Diensten, um über den Marktplatz Nutzer ansprechen zu können. Im Rahmen der Umfragen selbst werden grundsätzlich keine personenbezogenen Angaben abgefragt und die Antworten werden nicht im Zusammenhang mit Partner-IDs gespeichert, so dass eine anonyme Teilnahme an den Umfragen gewährleistet ist. Sollte doch eine persönliche Umfrage geplant beabsichtigt sein, werden wir das ausdrücklich mitteilen. Wir werden die Daten aus den Umfragen für statistische Zwecke und zur Planung und Bewertung zukünftiger Produkterweiterungen oder ‑anpassungen der Nutzerführung verwenden. Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
e) Vertriebscontrolling und ‑reporting. Die Bestellungen zu EP Diensten werden im Zusammenhang mit dem Reporting zu bearbeiteten Vorgängen verarbeitet werden, um Nutzern oder ggf. auch Vertriebsorganisationen einen strukturierten Überblick über die Kosten der Vermittlung zu ermöglichen. Je nach Vertriebsstruktur und Einstellungen für die jeweilige Organisationseinheit ist unter Umständen auch ein Vertrieb, dem der einzelne Nutzer angeschlossen ist, berechtigt diese Reports zu erstellen bzw. einzusehen. Für Fragen zu dem Umfang des Vertriebsreportings in der jeweiligen Vertriebsorganisation steht der interne Ansprechpartner der jeweiligen Vertriebsorganisation zur Verfügung. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
f) Analyse und internes Reporting. Zu Zwecken der eigenen Auswertung erfassen wir Informationen zum Ablauf der Bestellungen der EP Dienste im Zusammenhang mit den Zugriffen auf Vorgänge innerhalb des Marktplatzes. Diese Zugriffsdaten werden zeitweise in internen Logfiles gespeichert, um statistische Angaben über die Nutzung der EP Dienste zu erstellen, um die Bestellabläufe, die Einbindung der EP Dienste in den Europace Marktplatz und unseren Marktplatz selbst im Hinblick auf die Nutzungsgewohnheiten unserer Nutzer weiterzuentwickeln und um unsere Produkte allgemein administrativ zu pflegen. Auswertungen in Bezug auf geloggte Zugriffe dienen auch der Missbrauchsprävention und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit unseres Zugriffsrechtesystems, indem wir Bestellungen sicher den jeweiligen Nutzeraccounts zuordnen können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem berechtigten Interesse an der sachgerechten Optimierung und sicheren Ausgestaltung unseres Marktplatzes und unserer EP Dienste. Die Zugriffsdaten zu Bestellungen der EP Dienste werden nach 30 Tagen vollständig anonymisiert.
g) Forderungsmanagement und Inkassoleistungen. Sollten fällige Forderungen trotz Zahlungserinnerung nicht beglichen werden, behalten wir es uns vor, externe Inkassodienstleister einzuschalten. In diesem Zusammenhang werden wir die Forderung und die diesbezüglichen weiteren Schritte prüfen und gegebenenfalls die zur Eintreibung der Forderung erforderlichen Daten zur Bestellung, einschließlich der Daten des Bestellers an einen Inkassodienstleister übermitteln. Gegenwärtig arbeiten wir hierfür mit der Pair Finance GmbH, Hardenbergstraße 32, 10623 Berlin, zusammen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der Inkassodienstleister die Forderung für uns eintreibt und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Falle eines Forderungsverkaufs, basierend auf unserem berechtigten Interesse an der Begleichung der offenen Forderung.
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Empfänger
Daten von Bestellern oder Nutzern der EP Dienste werden von Europace grundsätzlich nur dann an Dritte gegeben, soweit dies vertraglich vereinbart oder zur weiteren Bearbeitung eines Vorgangs erforderlich ist (z.B. innerhalb der jeweiligen Vertriebsorganisation im Rahmen des zuvor beschriebenen Vertriebsreportings oder zu Abrechnungszwecken), Europace oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder eine ausdrückliche Einwilligung in die Übermittlung vorliegt. Darüber hinaus können Daten von Europace an Dritte übermittelt werden, soweit Europace aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet ist.
Eine Weitergabe von Daten erfolgt insbesondere dann, wenn wir externe Dienstleister oder auch Prüfer und Berater in unsere internen Abläufe einbinden.
Ergänzend zu oben beschriebenen Datenweitergaben erfolgt eine Datenweitergabe auch an folgende Empfänger:
- Kontakt‑, Rechnungs- und Dokumentenverwaltung/ CRM: Es werden von Europace spezielle Dienstleister eingesetzt, die die Kontakt- und Rechnungs- sowie Dokumentenverwaltung sowie bestimmte Leistungen bei der Archivierung von Daten übernehmen. Die Verarbeitung erfolgt dabei innerhalb der Europäischen Union. Europace verwendet hierfür die Dienste der Ninox Software GmbH, Monbijouplatz 5, 10178 Berlin.
- E‑Mail-Versand: Für den Versand von E‑Mails wird ein externer E‑Mail-Dienst verwendet. Die diesbezügliche Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Im Rahmen des E‑Mail-Abrufs anfallende Daten (z. B. wann und aus welcher Region die E‑Mail geöffnet wurde) werden ausschließlich in anonymisierter Form zur Erstellung von allgemeinen Statistiken verwendet, die von Europace abgerufen werden können. Im Rahmen der EP Dienste bestellte Dokumente und Unterlagen werden grundsätzlich nicht per E‑Mail versandt. Die E‑Mail enthält nur einen Link, über den die Dokumente abgerufen werden können. Auch die Speicherung aller Dokumente erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Für diese Verarbeitung bedienen wir uns des europäischen Anbieters „Mailjet“. Mailjet ist ein Angebot der Mailjet SAS, 13–13 bis, rue de l’Aubrac – 75012 Paris, Frankreich („Mailjet“). Mailjet hostet unsere Daten in Deutschland und Belgien und ist an die europäischen Datenschutzvorgaben gebunden. Im Rahmen des E‑Mail-Abrufs anfallende Daten (z. B. wann und aus welcher Region die E‑Mail geöffnet wurde) werden ausschließlich in anonymisierter Form zur Erstellung von allgemeinen Statistiken verwendet, die von Europace abgerufen werden können.
- IT-Infrastruktur, Support und Weiterentwicklung des Dienstes: Europace bedient sich für das Hosting des Marktplatzes Europace, der EP Dienste und der zugrundeliegenden Datenbanken der Leistungen der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L‑1855 Luxemburg, Luxemburg („AWS“). Europace wird außerdem bei der Pflege der IT-Infrastruktur, Fehleranalyse und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Weiterentwicklung des Marktplatzes Europace und der EP Dienste einschließlich der jeweiligen Benutzeroberflächen und technischen Schnittstellen sowie der Verwaltung der Supporttickets (Zendesk, Inc., 181 S. Fremont St., San Francisco, CA 94105, US) durch externe Dienstleister unterstützt. Die Fehleranalyse erfolgt grundsätzlich ohne die Verwendung personenbezogener Daten. Gelegentlich müssen die von Europace beauftragten IT-Dienstleister für notwendige Wartungsarbeiten auch auf die europäischen IT-Systeme zugreifen. Der Anbieter des Ticketsystems verwendet überdies Daten über die Nutzung des Systems durch Europace in aggregierter oder anonymisierter Form auch für eigene Zwecke, wie die Verbesserung der eigenen Softwarelösung oder die Gewährleistung der technischen Sicherheit.
Europace hat umfassende technische Vorkehrungen getroffen, um die Sicherheit und die Kontrolle über die personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Die IT-Infrastruktur und die internen Prozesse der Dienstleister unterliegen strengen Kontrollen und sie werden fortlaufend von unabhängiger Stelle zertifiziert.
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Datenschutzrechte
Jedem Nutzer und Besteller, dessen personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden, stehen verschiedene Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu. Es besteht jederzeit das Recht, eine Übersicht der von uns gespeicherten Daten zu verlangen und diese ggf. berichtigen zu lassen, die Löschung der personenbezogenen Daten zu verlangen oder die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten angezweifelt wird. Jeder Nutzer oder Besteller hat zudem das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung zu erheben, wenn diese auf unseren berechtigten Interessen basiert. Im Rahmen des Rechtes auf Datenübertragbarkeit lassen wir Nutzern und Bestellern auf Wunsch eine digitale Kopie der bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen. Schließlich besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (für Europace ist dies die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Alt-Moabit 59–61 10555Berlin).
Widerrufs- und Widerspruchsrecht
Jeder Nutzer hat gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, besteht gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben und die für ein Überwiegen der schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung besteht ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird.
Um von einem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch zu machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten.
