Daten­schutz­er­klärung Hinweis­ge­ber­strecke

Stand: Januar 2023

Gesetze, Regeln und interne Vorgaben einzu­halten ist auch bei Europace wichtig. Denn die Einhaltung Regeln und Normen hilft uns an vielen Stellen, Schaden von unserem Unter­nehmen, unseren Beschäf­tigten und Geschäfts­partnern abzuwenden. Fehler und Fehlver­halten müssen daher frühzeitig erkannt, aufge­ar­beitet und abgestellt werden. Über die Umsetzung der Whist­le­b­lower Richt­linie infor­mieren wir euch auf dieser Seite.

Dafür bedarf es eure Aufmerk­samkeit und Bereit­schaft, bei konkreten Anhalts­punkten auf mögliche schwere Regel­ver­stöße hinzu­weisen. Auch auf entspre­chende Hinweise von Geschäfts­partnern, Kunden und sonstigen Dritten legen wir Wert. Hinweise an das Hinweis­ge­ber­system können jederzeit und in jeder Sprache abgegeben werden.

Im Rahmen der Corporate Gover­nance bieten wir daher einen (ggf. anonymen) Weg an, um uns auf (poten­zielle) Rechts- oder sonstige Verstöße z.B. gegen unsere Compliance aufmerksam zu machen. Ebenso nehmen wir über diesen Kanal Meldungen von menschen­recht­lichen und umwelt­be­zo­genen Risiken bzw. Verstößen entgegen.

Das Hinweis­ge­ber­system garan­tiert den größt­mög­lichen Schutz für Hinweis­geber und Betroffene. Eine Ermittlung wird erst nach sorgfäl­tiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhalts­punkte für einen schweren Regel­verstoß einge­leitet. Die Ermitt­lungen erfolgen unter Einhaltung höchster Vertrau­lichkeit, sofern rechtlich möglich.

Generell hoffen wir natürlich, dass die meisten Probleme sich bilateral, im Team, mit eurem People Lead oder Lead Link klären lassen. Sollte keiner der internen Kanäle für den Hinweis­geber als Anlauf­stelle in Frage kommen, steht jedem Hinweis­geber das Recht zu, sich an eine externe Stelle zu wenden.

Melde­kanäle und Verant­wort­liche

Die von der Europace AG ernannten Ombuds­leute,

Oliver Quinten und Christian Driesen,

nehmen Hinweise auf auch poten­zielle schwere Rechts- und Regel­ver­stöße bei der Bekämpfung von Korruption und anderen wirtschafts­kri­mi­nellen Handlungen entgegen und prüfen, ob diese plausibel und stich­haltig sind. Sie stehen als Ansprech­partner allen Personen zur Verfügung, die einen vertrau­lichen Hinweis auf den Verdacht einer solchen Straftat oder ähnlichen schwerer Unregel­mä­ßig­keiten mit Bezug zur Europace AG geben wollen.

Bei Bedarf und Kenntnis der Identität des Hinweis­gebers halten sie Rücksprache mit diesem. Schließlich leiten sie sämtliche Infor­ma­tionen, in dem mit dem Hinweis­geber bespro­chenen Umfang, an eine geeignete Stelle im Unternehmen/Konzern weiter, an der über weitere Folge­maß­nahmen entschieden werden kann. Dies können sein: Vorstand, Legal, Compliance & Risiko­ma­nagement, u.ä. Stellen. Alle Hinweise werden streng vertraulich behandelt, sofern rechtlich möglich. Die bestellten Ombuds­leute stellen sicher, dass der Hinweis­geber spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung über die ergrif­fenen Folge­maß­nahmen erhält.

Kontakt­auf­nahme

Mit den Ombuds­leuten können Hinweis­geber per Telefon, E‑Mail, Brief oder persön­licher Nachricht über die aktuellen Chatsysteme in Kontakt treten. Sie stehen auch für ein persön­liches vertrau­liches Gespräch zur Verfügung.

Per Brief:

Compliance / Ombuds­leute
– streng vertraulich –
Europace AG
Heide­straße 8
10557 Berlin

Per Email:

Zu diesem Kanal haben nur die benannten Ombuds­leute Zugang und ggf. System­ad­mi­nis­tra­toren im 4‑Augenprinzip mit Freigabe durch einen der Ombuds­leute bei techni­schen Fehlern.

Per Telefon:

Oliver Quinten: +34 646 142860

Anonyme Hinweis­strecke

Unter hintbox kannst du anonym Hinweise für uns abgeben. Zugang zu diesen Meldungen haben nur die beiden Ombuds­leute.

Jeder Meldung wird eine eindeutige Fallnummer zugewiesen und du erhältst einen Verifi­zie­rungscode, der den Eingang deiner Meldung bestätigt. Du erhältst die Bestä­tigung innerhalb von sieben Tagen ab Empfangs­be­stä­tigung deiner Meldung. Du kannst den Verifi­zie­rungscode verwenden, um zusätz­liche Infor­ma­tionen nachzu­reichen oder eine Rückmeldung zum Fall zu erhalten.

Die Ombuds­leute geben dir innerhalb von 90 Tagen eine Rückmeldung darüber, wie der Fall bearbeitet wurde. Du findest diese Rückmeldung auch durch Anmelden mit deinem Verifi­zie­rungscode.

Das Bundesamt für Justiz hat eine externe Melde­stelle einge­richtet. Unsere Daten­schutz­hin­weise findest du hier.