Datenschutzhinweise der Europace AG für den Unterlagenkauf

Stand: Januar 2024

Präambel

Die Europace AG, Heidestr. 8, 10557 Berlin (nachfolgend „Europace“ genannt) bietet einen kostenpflichtigen Service zum Erwerb von Objektunterlagen (im Folgenden „Unterlagenkauf“ genannt), die im Rahmen eines Finanzierungsvorhabens erforderlich sind, z.B. Grundbuchauszüge oder Flurkarten. Die nachfolgenden Hinweise beziehen sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bestellung und Bereitstellung der Unterlagen. 

Der Unterlagenkauf ist ein Service der Europace AG. Der Europace-Marktplatz funktioniert als zentrale Schnittstelle zwischen Ihnen, Ihrem Berater bzw. Vermittler und den Banken (Produkt- bzw. Darlehensgeber). Über den Europace-Marktplatz ermittelt Ihr Berater die für Sie passenden Angebote. Die allgemeinen Datenschutzhinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Europace-Marktplatzes können Sie jederzeit hier einsehen.

Der Unterlagenkauf ist ein Service der Europace AG. Der Europace-Marktplatz funktioniert als zentrale Schnittstelle zwischen Ihnen, Ihrem Berater bzw. Vermittler und den Banken (Produkt- bzw. Darlehensgeber). Über den Europace-Marktplatz ermittelt Ihr Berater die für Sie passenden Angebote. Die allgemeinen Datenschutzhinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Europace-Marktplatzes können Sie jederzeit hier einsehen.

1. Verantwortlicher. 

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung ist Europace. Die vollständigen Kontaktdaten ergeben sich jederzeit über das Impressum (z.B. hier).

2. Datenschutzbeauftragter. 

Für Fragen zum Datenschutz bei Europace steht das Datenschutzteam per E-Mail zur Verfügung: . Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit den Datenschutzbeauftragten postalisch über die in der Präambel genannte Adresse (Stichwort: „Datenschutzbeauftragter“) zu kontaktieren.

3. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Unterlagenkauf. 

Im Rahmen der Bestellung und Bereitstellung der Unterlagen verarbeitet Europace personenbezogene Daten des Nutzers.

A. Besuch des Unterlagenshops. Bei der Nutzung des Unterlagenshops werden bestimmte technische Daten („Zugriffsdaten“) automatisiert erfasst, um die Darstellung und Funktionen des Unterlagenshops technisch zu ermöglichen:

      • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
      • Name der angeforderten Datei
      • Webseite, von der aus die Datei angefordert wurde
      • Zugriffsstatus (z. B. Datei übertragen, Datei nicht gefunden)
      • der von Ihnen verwendete Webbrowser und das Betriebssystem Ihres Gerätes
      • die IP-Adresse des anfordernden Gerätes

IP-Adressen werden nur vorübergehend im Zusammenhang mit der Nutzung des Unterlagenshops in Logfiles gespeichert. Die in den Logfiles gespeicherten Informationen lassen dabei keinen unmittelbaren Rückschluss auf Ihre Person zu – insbesondere speichern wir die IP-Adressen lediglich in gekürzter, anonymisierter Form. Die Logfiles werden für 120 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Die in den Logfiles gespeicherten Informationen werden von uns verwendet, um die dauerhafte Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten und die Serverkapazitäten beobachten und steuern zu können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

B. Bestellungen von Unterlagen und Zahlungsabwicklung. Die Bestellung von Unterlagen wird regelmäßig von Ihrem Berater  ausgelöst. Ihr Berater stellt die erforderlichen Unterlagen zusammen und löst die persönliche E-Mail mit dem Link zum Unterlagenshop aus. Europace verarbeitet hierbei die von Ihrem Berater im Vorgang hinterlegten Kontaktdaten (E-Mail-Adresse) und Angaben zum Finanzierungsvorhaben sowie Angaben zur Bestellung (Zeitpunkt, Kennung der Berater, ggf. Vertriebsorganisation). Europace verwendet die Daten zur Durchführung des Bestellvorgangs (Anzeige der Bestellübersicht, Abwicklung der Bestellung, Vorbereitung der Zahlungsabwicklung, Versand der Bestellbestätigung und Rechnung). Für die Bestellungen nutzt Europace Services der Value AG, die die Kommunikation mit Grundbuchämtern und anderen öffentlichen Stellen, wie Vermessungs- und Katasterämtern übernimmt.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Adyen n.V. (Simon Carmiggeltstraat 6-50, 1011 DJ Amsterdam, Niederlande, „Adyen“). Adyen erhält hierbei von Europace ausschließlich den Rechnungsbetrag und die Rechnungsnummer, um einen eindeutigen Bezahlvorgang vorzubereiten, aber keine weiteren personenbezogenen Daten; die Zahlung kann anschließend über das Angebot von Adyen z.B. mittels Kreditkartenzahlung abgeschlossen werden. Weitere Informationen hierzu finden sich in der Datenschutzerklärung von Adyen. Europace erhält von Adyen nur die Rückmeldung, dass die Zahlung erfolgreich war. Europace verarbeitet jedoch im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung nicht selbst Zahlungsdaten, wie Angaben zu Kreditkarten.

Die im Zusammenhang mit der Bestellung und Zahlungsabwicklung bei Europace verarbeiteten Daten werden aus handels- und abgabenrechtlichen Gründen (§ 257 HGB sowie § 147 AO) für zehn Jahre nach Ende des Jahres aufbewahrt, in dem die Bestellung erfolgt ist. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

C. Bereitstellung der Unterlagen. Sobald die bestellten Dokumente verfügbar sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link zu den Unterlagen. Der Link ist aus Sicherheitsgründen nur für eine eingeschränkte Zeit gültig. Wir empfehlen den Download der Dokumente. Die Unterlagen werden zugleich Ihrem Berater zur Verfügung gestellt, Sie müssen sie daher nicht zusätzlich übermitteln. 

Sofern Sie durch Ihren Berater Zugriff auf den Finanzierungsassistent „Finn“ von Europace erhalten haben, über den die Verwaltung Ihrer Dokumente und die Kommunikation mit Ihrem Berater und den Produktgebern erleichtert wird, sind die Objektunterlagen in Finn eingestellt. Sollten Sie die Zugangsdaten vergessen haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Berater.

Zugriffe auf die Unterlagen sowie den Finanzierungsassistenten werden von uns aus Sicherheitsgründen vorübergehend für 30 Tage protokolliert. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

D. Mitteilungen und Kundenservice. Mitteilungen, wie Bestellbestätigungen oder andere vertraglich relevante oder gesetzlich verpflichtende Kommunikation und Mitteilungen zu den Bestellungen erhalten Sie von Europace an die bei Ihrem Berater angegebene E-Mail-Adresse. Bei Fragen zur Bestellung (bspw. warum welche Unterlagen in der Bestellung ausgewählt wurden), wenden Sie sich bitte an Ihren Berater. 

Für sonstige technische und organisatorische Fragen zur Bestellung (z.B. zu Ihren Rechten als Verbraucher oder allgemeine Fragen zur Nutzung des Unterlagenshops) wenden Sie sich bitte an den Europace Kundenservice, der über die im Unterlagenshop angegebenen Kanäle erreichbar. Bei der Kontaktaufnahme verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Kontaktdaten sowie Ihre Anfrage) um Ihre Anfrage beantworten zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E. Analyse und internes Reporting. Zu Zwecken der eigenen Auswertung erfassen wir Informationen zum Ablauf des Unterlagenkaufs im Zusammenhang mit den Zugriffen auf Vorgänge innerhalb des Europace-Marktplatzes. Wir erfassen hierbei für welche Arten von Vorgängen und Finanzierungen welche Unterlagen benötigt werden, wie und ob diese bereitgestellt werden, ob dabei der Finanzierungsassistent Finn verwendet wird und ggf. ob es Rückmeldungen zu bestimmten Unterlagenquellen oder -arten gab. Hierfür werden Angaben über die Nutzung des Unterlagenkaufs zeitweise in internen Logfiles gespeichert und sodann anonymisiert, um statistische Angaben über die Nutzung des Unterlagenkaufs zu erstellen, um die Bestellabläufe, die Bereitstellung der Unterlagen, auch im Zusammenhang mit Finn zu erstellen und den Unterlagenkauf im Hinblick auf die sich aus den Statistiken ergebenden Nutzungsgewohnheiten unserer Nutzer weiterzuentwickeln und um unsere Produkte allgemein administrativ zu pflegen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem berechtigten Interesse an der beschriebenen sachgerechten Optimierung und Ausgestaltung des Unterlagenkaufs. 

4. Empfänger.

Daten, die im Zusammenhang mit dem Unterlagenkauf von Europace verarbeitet werden, werden grundsätzlich nur dann an Dritte gegeben, soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen erläutert oder vertraglich vereinbart oder zur weiteren Bearbeitung eines Vorgangs erforderlich ist, Europace oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder eine ausdrückliche Einwilligung in die Übermittlung vorliegt. Darüber hinaus können Daten von Europace an Dritte übermittelt werden, soweit Europace aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet ist. Eine Weitergabe von Daten erfolgt insbesondere dann, wenn wir externe Dienstleister in unsere internen Abläufe einbinden. In diesen Fällen ist der Dienstleister weisungsgebunden und erhält Daten nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Im Zusammenhang mit dem Hosting unserer Datenbanken und dem Betrieb der Rechenzentren, dem Betrieb unseres CRM, unserer Ticket- und Supportlösung und dem E-Mail-Versand verwenden wir derartige externe Dienstleister. Unsere IT-Infrastruktur wird von einem Tochterunternehmen der Hypoport SE in unserem Auftrag betreut. Zur Einbindung des Zahlungsdienstleisters Adyen siehe oben Ziffer 2. b. Darüber hinaus setzen wir teilweise externe Berater und Prüfer ein. Mit diesen sind stets Vereinbarungen geschlossen, die die Vertraulichkeit aller Angaben sicherstellen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten unserer Nutzer grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

Alle Datenverarbeitungsvorgänge sind so ausgestaltet, dass die Daten nach Möglichkeit nicht außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Soweit eine Übermittlung von Daten an eine Stelle außerhalb der Europäischen Union erfolgen sollte, ist stets sichergestellt, dass der jeweilige Empfänger vertraglich oder auf andere Weise ein dem europäischen Datenschutzniveau gleichwertiges Niveau garantiert. Über die unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten können jederzeit weitere Informationen hierzu angefordert werden und wir geben gern weitere Informationen dazu, wo Kopien der maßgeblichen Garantien abgerufen werden können. 

5. Datenschutzrechte. 

Ihnen stehen verschiedene Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu. Es besteht jederzeit das Recht, eine Übersicht der von uns gespeicherten Daten zu verlangen und diese ggf. berichtigen zu lassen, die Löschung der personenbezogenen Daten zu verlangen oder die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten angezweifelt wird. Jeder hat zudem das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung zu erheben, wenn diese auf unseren berechtigten Interessen basiert. Im Rahmen des Rechtes auf Datenübertragbarkeit lassen wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen. Schließlich besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (für Europace ist dies die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin).

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Jeder Nutzer hat gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, besteht gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben und die für ein Überwiegen der schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung besteht ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird.

Um von einem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch zu machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten.